1. Зачем нужна система «Геолокация: генеалогические источники в фондах Объединенного государственного архива Челябинской области».

Самыми востребованными архивными документами среди исследователей являются генеалогические источники – метрические книги, ревизские сказки, записи актов гражданского состояния и другие архивные документы. Желая создать комфортные условия для поиска документов, необходимых чтоб составить генеалогическое древо и узнать, кем были предки, где они жили и чем занимались, Объединенный государственный архив Челябинской области создал единую информационно-поисковую систему «Геолокация: генеалогические источники в фондах ОГАЧО». Эта система включает информацию о генеалогических источниках за период с XVIII до второй четверти XX века.

Разработанный тематический слой позволяет визуализировать географию генеалогических источников, представить по каким территориям в областном архиве хранятся документы, содержащие генеалогическую информацию.

2. Насколько велик географический охват информационно-поисковой системы.

В информационно-поисковую систему внесены данные об архивных документах Объединенного государственного архива Челябинской области, содержащих генеалогическую информацию не только Челябинской области, но и о жителях Республики Башкортостан, Курганской, Оренбургской, Свердловской, Самарской областей России, а также Беларуси и Казахстана.

3. Карта: что на ней обозначено.

Основным элементом информационно-поисковой системы, является физическая карта, на которую выведены населенные пункты, как ныне существующие, так и упраздненные населенные пункты, генеалогическая информация о которых содержится в документах нашего архива. Визуально они выглядят в виде кружочков с синей каймой. Если навести и нажать курсор на интересующий вас пункт, то появится краткая справка о его современном и дореволюционном названии, административной принадлежности пункта и перечень имеющихся документов. Все документы, содержащие генеалогическую информацию, указаны вместе с подробными поисковыми данными (номер фонда, описи и дела), что позволяет заказать в архиве их выдачу.

4. Как найти информацию о населенном пункте в информационно-поисковой системе с помощью фильтра.

Система позволяет выполнять автоматический поиск информации о населенных пунктах, и архивных документах, содержащих информацию об их жителях. Для этого в поисковом разделе в левой части экрана следует выбрать из предложенного списка область, район или городской округ, где находится населенный пункт, в котором жили предки. Затем система сама предложит для выбора все привязанные к этому району (городскому округу) населенные пункты. После выбора населенного пункта в центре экрана автоматически откроется вкладка с перечнем местных религиозных и государственных учреждений и количеством дел каждого из них.

В некоторых населенных пунктах действовал только один храм или государственное учреждение учета населения — в этом случае в правой стороне экрана автоматически открывается еще одно окно, содержащее список архивных дел, содержащих документов этого учреждения. Если же в населённом пункте действовало несколько храмов, то для просмотра списка дел каждого из них следует поочередно выбирать каждую организацию. Для этого во вкладке в центральной части экрана необходимо нажать на ссылку возле ее названия.

Список в открывшемся в правой части экрана окне может состоять, как из одной, так и из сотен строк, так как их число четко соответствует количеству дел данной религиозной организации или учреждения в архиве. В каждой строке указаны поисковые данные: литера и номер фонда, номер описи, номер единицы хранения (дела), год создания документов. Списки архивных дел составлены в хронологическом порядке: от ранних документов к более поздним.

5. Как сделать заказ, если в информационно-поисковой системе нашлись интересные документы.

В ходе работы в информационно-поисковой системе целесообразно скопировать в отдельный файл или выписать поисковые данные заинтересовавших вас документов (литера и номер фонда, номера описи и дела) для последующего их заказа в читальные залы архива. Сделать такой заказ можно через системы АИС «Читальный зал» (для очной работы в читальных залах, документы предоставляются бесплатно) и ГИС Электронный архив (программа предназначена для удалённого доступа к отсканированным документам, большая часть документов предоставляется на платной основе). Обе системы требуют предварительной регистрации.